Už příští pondělí proběhne soutěžní přehlídka mobilních aplikací AppParade. Vyhrajte Apple Watch.

7 tipů, jak dostat tiskovou zprávu do koše

Většinu tiskových zpráv dnes novináři vyhodnotí jako zbytečnou. Jak jim usnadnit promazávání?

Tisková zpráva je dnes stále využívána jako jeden ze základních nástrojů píáristů. Je však také stále více v ohrožení. Důvod? Novinářům se už jednoduše nechce ty desítky či stovky zpráv denně číst. Nejen kvůli jejich velkému množství, ale i kvalitě.

Představte si to sami. Přijde vám přes den do e-mailu třeba sto tiskových zpráv. Šedesát z nich je nerelevantních, třicet nezajímavých, a když u zbylých deseti umažete příliš obecné nebo reklamní pasáže, zbydou vám z toho dvouřádkové zprávičky.

Když si na to téma s novináři popovídáte, zjistíte, že někteří už kvůli tomu tiskové zprávy nečtou vůbec, jiní si je ve speciálním „spamovém“ účtu přečtou „pro jistotu“ občas a ti se smyslem pro humor alespoň využijí ty „nejvtipnější“ z nich k pobavení svého okolí.

Na druhou stranu je zde stále i docela početná skupina novinářů, které tiskové zprávy zajímají a informace z nich by rádi využívali. Jen kdyby jim to třídění a promazávání nezabíralo tolik času…

Dá se s tím něco dělat?

Nejlepší by samozřejmě bylo, kdyby se píáristé, zejména ti začínající, naučili využívat tiskové zprávy efektivně. Připravovat je tedy pouze k nejzajímavějším tématům, psát je kvalitně a posílat je pouze relevantním lidem. Takových rad a doporučení však existuje hromada a podíl zpráv, které končí v koši, signalizuje, že se zatím v praxi moc nevyužívají.

Pro ty, co se žádným pravidlům a doporučením z jakéhokoliv důvodu věnovat nechtějí, mám proto ještě záložní variantu. Sedm tipů, jak novinářům usnadnit alespoň to třídění a promazávání a dostat svou zprávu co nejrychleji do koše.

Jak na to?

1. Posílejte tiskové zprávy o všem

Máte spokojené zákazníky? Jste stále největší v oboru? Nebo vám firemní květenu napadli agresivní škůdci? Napište o tom! Pokud se vám podaří poslat alespoň jednu takovou zprávu denně, máte šanci, že si vás novinář dá brzy na spam list a pomůžete mu tak mazání zpráv dokonce automatizovat.

2. Dejte pointu až na konec

Při psaní tiskové zprávy dbejte na to, aby byla hlavní myšlenka, sdělení či pointa až úplně na konci. Zprávu naopak začněte tím, co jste za firmu, jak dlouho už jste na trhu, kolik máte za sebou úspěchů. Nudným úvodem novináři ušetříme drahocenný čas, který by jinak věnoval čtení zbytku zprávy.

3. Nikdy nejděte pod pět stran textu

Připravte tiskovou zprávu alespoň na pět stránek, optimálně deset. Novináři obvykle pracují v časovém presu a snadněji je tak od čtení odradíme. Vhodným bezpečnostním nastavením můžeme zajistit i to, aby si novinář nemohl zprávu vytisknout domů pro čtení před spaním.

4. Připojte pořádnou přílohu

Máte k tématu tiskové zprávy nějaký pěkný obrázek? Přiložte ho! Minimálně dvoumegový, optimálně pěti- až desetimegový. Čím větší přílohu najdeme, tím větší máme šanci, že novináři zaplníme zbylou kapacitu schránky a ušetříme jej tak promazávání tiskových zpráv i od našich kolegů.

5. Označte odesílanou zprávu vykřičníkem

Novinář je také jen člověk a při promazávání došlé pošty může vaší zprávu přehlédnout. Proto jí při odesílání označte vykřičníkem, který na ní dostatečně upozorní. Aby se takto označený e-mail nepletl s nějakou skutečně urgentní poštou, doporučuji dát ještě do předmětu mailu velkým písmem „TISKOVÁ ZPRÁVA“.

6. Neztrácejte čas hledáním kontaktů

Nevíte, kdo se v médiu vybranému tématu věnuje? Nevadí, pošlete jí na kteréhokoliv člověka z vybraného média, určitě to rád smaže za svého kolegu. Pokud nemáte žádný kontakt, dobře pro cestu do koše poslouží i obecný redakční e-mail.

7. Ověřte si, zda došlo ke smazání

Nejste si na sto procent jisti, zda jste novináři s pomocí výše popsaných pravidel skutečně usnadnili vymazání své zprávy? Zavolejte mu! Pokud alespoň několikrát po sobě telefonicky ověříte, zda danou tiskovou zprávu použije do svého koše, zvyšujete své šance, že tak v budoucnu bude činit častěji…

A jaké speciální techniky při přípravě a distribuci tiskových zpráv používáte vy?