Jak Fragile vyzkoušela vzdálenou kancelář na Bali

Čtrnáct lidí z agentury pro digitální marketing Fragile se letos v dubnu vydalo na Bali vyzkoušet, zda je možné skloubit práci, teambuildingové aktivity a zábavu. Inspirovali jsme se jak individuálními zkušenostmi lidí z naší agentury, tak zkušenostmi českých digitálních nomádů žijících a pracujících zejména na Bali.

Jeli jsme na relativně „bezpečnou“ variantu 14 dní, která nám umožnila si užít cestování a zároveň nebýt vzdáleni příliš dlouho pro případ, kdyby nám práce na dálku nezafungovala. Jako základní tábor jsme si vybrali Joshua District, designové moderní vily postavené z recyklovaných námořních kontejnerů, vybavené na míru vyrobeným nábytkem a doplňky od Joshua Design manželů Lukáše a Martiny Černých, kteří za projektem stojí.

Vila Seeway v resortu Joshua District

Vila Kontiki

Bydleli jsme ve dvou vilách - Seaway Villa nabízela komfortní ubytování pro osm lidí ve čtyřech nezávislých prostorných ložnicích s vlastním příslušenstvím, Villa Kontiki pro šest lidí. Obě vily disponují velkorysým patiem, kuchyní otevřenou do zahrady a bazénem. Klíčová pro nás byla dostupnost internetového připojení. Joshua District má sice dobrou konektivitu optickým kabelem, ale pro jistotu - a hlavně abychom mohli být online na sociálních sítích - jsme si pořídili ještě lokální datové SIM karty (mimochodem, 10GB+ datový tarif vychází asi na 100 Kč), které jsme pak používali jak na cestách, tak jako zálohu pro práci. Zároveň se ukázalo, že mobilní síť na Bali je v relativně dobré kondici a volání přes aplikace WhatsApp nebo Messenger, navigování pomocí Google Maps či cestování pomocí Uberu či lokálního GoJek jsou bezproblémové.

Velkou výhodou ubytování v Joshua Districtu je to, že součástí projektu je skvělá kavárna a restaurace, která servíruje na balijské poměry nadstandardně kvalitní jídlo s přibližně polovičními cenami oproti českému standardu. To znamená, pokud jsme už měli dost místních specialit (lehce pálivá rýže se zeleninou a kuřetem = nasi goreng ayam, pikantní polévka s masovými kuličkami = ayam bakso nebo kuřecí špízy na bambusové špejli = sate ayam), udělali jsme pár kroků a byli jsme v inspirativním prostředí s nádherným výhledem a kulinářským zážitkem. Zároveň jsme často do kavárny chodili na týmové porady, kde u výborné kávy nebo osvěžujících limonád (náš favorit byla ta z dragon fruit) plynuly myšlenky úplně samy.

Kavárna

Smoothie a limonáda s dragon fruit

Na Bali jsme odjížděli jen s rámcovou představou, jak bude naše spolupráce s kolegy v Praze a klienty fungovat. Remote office se zúčastnil hlavně social media tým a část kreativního týmu (grafici) a část managementu (generální ředitel, obchodní a provozní ředitel). S kolegy, kteří zůstávali v Praze (byla to zejména accountská a výkonnostní část týmu), jsme byli domluveni, že budeme kontinuálně na příjmu a že pracovní úkoly nezůstanou nesplněny. Nicméně zcela jasný časový a procesní plán jsme připravený neměli. Klientům jsme dali vědět dopředu e-mailem s informací o tom, kdo zůstává v Praze, kdo je případný zástup a na koho se obrátit v případě závažných problémů. Out-of-office reminder skvěle zafungoval také v rámci HR marketingu a měli jsme na něj pozitivní reakce jak od klientů, tak od zájemců o práci.

Out-of-office

Celý pobyt jsme koncipovali jako firmou podporovaný teambuilding a v souladu s naším principem participace byly náklady rozděleny takto - firma platí ubytování, náklady na cestování po Bali, lidé si platí letenku a náklady na místě (jídlo, vstupné a podobně).

Součástí teambuildingových aktivit byly zejména společné výlety, konkrétně adrenalinové skákání do vodopádů (největší odvážlivci skočili i z výšky 15ti metrů), šnorchlování s mantami nebo želvami, pěší výlety do hor, výlet do romantického města Ubud, lekce surfingu, výlety do mangroves na mořských kajacích či výuka jízdy na skútrech v hustém balijském provozu či řada beach parties v kosmopolitním Canngu nebo „party ostrově“ Gili Trawangan. No prostě užili jsme si to na plný pecky!

Skoky do vodopádu

Výlet na motorkách

Škola surfu

Na vodě

Od začátku jsme počítali s tím, že pobyt bude „poloviční dovolená a poloviční práce“, proto i do našeho interního trackovacího systému si lidé trackovali každý den jeho polovinu jako dovolenou. Každý byl zodpovědný za to, aby jeho práce a zodpovědnosti byly splněny, ať už vlastními silami, nebo se svým domluveným zástupem v Praze.

Pracujeme u stolu

Časový posun Česko-Bali je +6 hodin, což se ukázalo jako relativně hodně pro operativní práci a okamžitou zpětnou vazbu, nicméně to mělo i svoje výhody. Denní režim se nakonec ustálil zhruba následovně.

• Ráno kolem osmé snídaně + dopolední práce. Kvůli časovému posunu byla v Česku hluboká noc a bylo možné odbavit časově nenáročné úkoly z předchozího dne, takže kolegové doma po příchodu do práce měli ráno ve svém e-mailu či Basecampu spoustu věcí vyřešených.
• Přes den do večera průběžný program, zejména celodenní výlety po Bali, surfování, procházky nebo odpočinek.
• Po návratu z aktivit a večeři jsme se pustili do večerní práce (v Praze bylo zrovna odpoledne, takže byl prostor si zavolat nebo vyřešit věci po Hangoutu). Častokrát se pracovalo zhruba do půlnoci a zejména první dny pokračovala volná zábava ve stylu pool party.
• Prodloužené víkendy (pátek až neděle, respektive pondělí ráno) jsme věnovali vícedenním nepracovním výletům na ostrovy Nusa Lembongan a Gili Trawangan.
• Program na následující den jsme většinou domlouvali po večeři, osvědčilo se nám domlouvat společné aktivity a například dopravu, lodní lístky a podobně organizovat za podpory manažerky Joshua District (přece jen Balijec umí domluvit lepší podmínky a ceny).

Gili Trawangan

Gili Trawangan

Poslední den jsme věnovali ekologické aktivitě, která nám termínem vyšla přímo na Den Země. Všichni jsme se vydali na nejbližší pláž Pig Stone Beach, kde jsme uklízeli naplavené plastové odpadky. Plast - zejména brčka, zubní pasty, lahve a kelímky - jsou velkým problémem všech zemí zejména jihovýchodní Asie a my jsme chtěli svým dílem přispět. Během pár hodin jsme nasbírali 10 velkých pytlů odpadků, ale zejména do sběru zapojili i pár místních obyvatel, kteří nejdříve nedůvěřivě na bule (bělochy) sbírající odpadky koukali, ale pak se sami přidali a moc nám děkovali. A pro naše týmové semknutí to byla jedna z nejlepších teambuildingových aktivit, kterou jsme si mohli vymyslet.

Sběr odpadků na pláži

Sběr odpadků na pláži

Celou akci jsme si vyhodnotili pomocí sběru dotazníků od všech zaměstnanců ve firmě, a to jak těch, kteří se na Bali vydali, tak těch, kteří v Česku drželi hlídku. Co jsme zjistili?

• Během celého pobytu nedošlo k žádnému zásadnímu problému na klientských projektech.
• Všichni účastníci stíhali bez problémů svoji práci s tím, že neurgentní věci odložili na návrat nebo se jim pracovalo dokonce líp než v Čechách (to uvedlo téměř 40 % zúčastněných).
• Z pohledu těch, kteří zůstali v Praze, se projekty dařilo odbavovat bez větších problémů, případně ke svojí práci kolegy na Bali nepotřebovali.
• Kolegové v pražské kanceláři ocenili zejména klid na práci, všem bez výjimky se pracovalo líp než při zaplněných kancelářích.
• Všemi zúčastněnými byl pobyt hodnocen skvěle a všichni se chtějí znovu zúčastnit.
• Akce rozhodně posílila týmového ducha firmy a přinesla nový vítr do plachet.
• Všichni zaměstnanci vnímají, že podobná aktivita je velmi důležitá pro naši firemní kulturu.
• Jediné komplikace byly u accountingu (přece jen, komunikace s klienty s šestihodinovým zpožděním a bez možnosti si operativně volat na mobil je komplikovaná) a u community managementu na sociálních sítích (kde je potřeba být přítomný v reálném čase).

Odpovědi zúčastněných v anketě

Odpovědi zúčastněných v anketě

A co se nepovedlo?

• Jasně nastavit podmínky spolupráce hned od začátku („muselo si to sednout“).
• Posunout se po stránce strategických meetingů. Neudělali jsme si pro ně čas a prostor, přestože by to bylo ideální.
• Zároveň s odjezdem velké části firmy na Bali probíhal onboarding nových zaměstnanců, kteří se tak v poloprázdných pražských kancelářích mohli cítit trochu bezprizorně.

Odpovědi těch, kteří zůstali v Praze

Pokud bych měl s časovým odstupem tento výlet zhodnotit z pozice majitele a šéfa firmy, hodnotím jej jednoznačně pozitivně a jediné, co mne mrzí, je, že jsme to neudělali dřív. V nákladech se jednalo o částku srovnatelnou se slušným firemním víkendovým teambuldingem organizovaných externí agenturou, všichni se zapojili do společných aktivit, všichni si odnáší skvělý pocit z exotické dovolené a zároveň jsme si dokázali, že firemní práce na dálku je možná.

Na příští kolo se připravíme možná ještě trochu líp z pohledu organizace projektů, pojedeme na delší dobu - ideálně na tři týdny a jeden týden bychom věnovali vyloženě dovolené s individuálním programem.

Text vyšel v rámci placené spolupráce s agenturou Fragile