Náš newsletter se po letní pauze vrátil na začátku září k běžnému provozu: chodí každý všední den.

„Mnozí se naučí pracovat jinak, komplikovat si práci je zbytečně drahé“

„Díky pandemii se mnoho firem změní. Budou fungovat jinak, budou více střežit své hodnoty. Zejména čas svých lidí a budou pečlivě rozmýšlet, do jaké práce a jak efektivně je investován,“ míní Libor Černý, šéf firmy, která poskytuje agenturám cloudový systém Teamogy specializovaný na jejich každodenní práci, řízení a komunikaci.

Libor Černý

Libor Černý je managing director ve společnosti Ad-in-one Europe, která 20 let implementuje a konzultuje nasazení systému do marketingových a komunikačních agentur. V roce 2019 uvedla firma na trh zcela nový, moderní cloudový systém Teamogy, který je určen pro řízení, každodenní práci a komunikaci celého agenturního týmu. Unikátností Teamogy je kompletnost řešení a zároveň jeho uživatelská přívětivost.

Významnou část vašich klientů tvoří agentury. Zaznamenal jste nějaké změny v jejich požadavcích s ohledem na situaci způsobenou koronavirem?

Určitá část našich uživatelů přešla na plný home office, což si bez větších organizačních starostí mohli dovolit i právě díky Teamogy. Všechny potřebné informace sdílí totiž pohodlně a přehledně kdykoliv a odkudkoliv. Všichni mají přístup k informacím, které jim přísluší, a mají tak skvělý přehled. Od zápisů z online jednání, briefů, rozpočtů, objednávek až po fakturaci. A samozřejmě každý člen týmu ví, na čem má pracovat, jaký je deadline jeho práce, u daného úkolu má v systému všechny potřebné informace jako brief, debrief, požadavky na korektury, zkrátka vše, co s daným úkolem souvisí. Ale ať nezabíhám do detailů, zkrátka i z home office může být s naším systémem firma plně pod kontrolou a každý najde co potřebuje, aniž by se musel ptát a volat ostatním.

Reakcí na vzniklou situaci je za nás například to, že jsme se rozhodli doplnit co nejdříve systém o možnost kolaborativní editace, kdy více uživatelů může spolupracovat na jednom dokumentu současně. Na tomto doplnění už pracujeme a bude součástí nové verze systému během nejbližších dní. Pustili jsme se i do vývoje interního chatu, který zrychlí komunikaci mezi členy týmu a intenzivně přemýšlíme i o dalších vylepšeních.

Co se týká dalších změn, v tuto dobu rozšířenější home office způsobil, že jsme zaznamenali lehký nárůst dotazů na našem supportu, protože přímo v systému máme online podporu uživatelů formou chatu. Když teď odpadla možnost zeptat se na radu třeba kolegy sedícího vedle vás v kanceláři, určitě je pro uživatele fajn, že máme chat a na něm průměrnou dobu odpovědi na dotaz okolo dvou minut.

Co je vlastně největším motivátorem agentur pořídit si takový systém jako je Teamogy?

Ze zkušenosti mohu říci, že není jen jeden hlavní důvod. Naši klienti jsou mnohdy naprosté špičky ve své marketingové specializaci, ať se jedná o PR, digitální, eventové či další agentury. A možná i proto hledali, jak se mohou ještě více posunout, jak ještě mohou zkvalitnit svou práci a služby. V agenturách bez systému nebo s řadou různých obtížně propojitelných aplikací je vše složitější. Lidé se musí mentálně přepínat do různých systémů a prostředí, to je zdržuje a vyčerpává. Přenáší data mezi aplikacemi s rizikem chybovosti a o bezpečnosti dat nemluvě. Zkrátka utrácí svůj drahocenný čas na činnosti, které by vůbec dělat nemuseli. Myslím, že nás všechny čekají náročnější časy, a proto se mnozí z nás naučí pracovat jinak. Nebudou si práci zbytečně komplikovat. Protože je to zbytečně drahé.

Na co tedy vaši potenciální klienti nejčastěji slyší?

Že s Teamogy získají více času na svůj hlavní byznys, strategie, kreativitu, vývoj nových služeb, své klienty. A stanou se profesionály kromě své specializace i v tom, jak řídit svůj každodenní business. Už nebudou hledat dlouho důležité dokumenty, které založil někam nemocný kolega nebo někdo, kdo už v agentuře nepracuje. Každý dokument najdou do několika vteřin. Už nebudou posílat rozpočty, ve kterých se juniorský kolega spletl v excelovském vzorečku a nesedí celková suma s jednotlivými položkami rozpočtu. Rozpočet udělají přímo v systému, kde chybný součet není možný. Z agentury už neodejde kompetentní osobou neschválený dokument, protože nad dokumenty fungují schvalovací procesy. Šéf agentury uvidí kdykoliv, na čem jeho lidé pracují, aniž se jich musí ptát. V týmu bude větší pohoda, protože práce je jasně zadána, s časovou dotací a realistickým deadlinem a snadno dohledatelnými podklady.

A v neposlední řadě je velmi snadné sledovat skutečnou profitabilitu klientů. A to je možná jedna z nejdůležitějších věcí. Agentura má v zásadě 2 velké „hodnoty“. Své klienty a své lidi. Aby se dostavoval adekvátní profit, je potřeba opravdu reálně sledovat, kolik hodin je kterému klientovi věnováno a mít s ním dojednanou odpovídající odměnu. Protože hodinové sazby agentury jsou jedna věc a kolik klienti skutečně platí za skutečný počet odpracovaných hodin je věc druhá. A už několikrát nám agentury daly referenci, že díky Teamogy objevily projekty, ve kterých byla skutečně zaplacená hodinová sazba pod hranicí nákladů na člověka dané specializace. Takže systém může být i skvělým navigátorem toho, kde vám utíkají peníze. Bez nadsázky, při jeho používání skutečně šetříte čas i peníze.

Říkáte, že se mnozí naučí pracovat jinak. Třeba i díky vašemu systému. Je teď na to ale dobrá doba?

To záleží na úhlu pohledu. Můžete teď vyčkávat. A nebo si říct, že se na těžší doby dobře připravíte. A začnete hned. Uděláte si takový pořádek, zbavíte se neefektivních činností, které vám jen blokují čas. A třeba se i právě něco nového naučíte, vyměníte málo efektivní nástroje za lepší, zkrátka budete pracovat na tom, co vám zvýší konkurenceschopnost. Budete myslet dopředu. Protože až skončí nouzový stav a vrátíme se k běžnému způsobu života, ekonomika se bohužel do stavu, v jakém byla před pandemií, dlouho nevrátí. Klienti budou chtít ty nejlepší agentury, které jim vygenerují ty nejlepší výsledky. Ty nejlepší odborníky, kteří budou mít ve své práci systém a pořádek. Takže proto si myslím, že dobrá doba naučit se něco nového je právě teď.

A podporujete nějak z Vaší strany rozhodnutí firem začít se systémem právě teď?

Pro všechny nové klienty jsme připravili možnost onboardingu do Teamogy zcela online. Protože plně chápeme, že osobní školení teď nikdo nepreferuje. Jsme mile překvapeni, že rychlost a kvalita, s jakou se nový tým agentury zaškolí a může Teamogy začít používat, je v podstatě stejná, jako když zaškolení týmu probíhalo osobně.

Každému novému klientovi, který začne Teamogy používat, dáváme nyní kredit 30 000 Kč, který si může vyčerpat dle svého uvážení buď za onboarding (pokud zvolí jeho placenou verzi, máme i verzi zdarma) a nebo za uživatelské fee.

Když se agentura rozhodne, že chce Teamogy používat, jak dlouho onboarding trvá?

Délka onboardingu nebo chcete-li nalodění celého týmu je závislá především na dvou věcech. Na velikosti týmu a na míře motivace týmu systém začít používat. Máme agentury okolo 10 - 15 uživatelů, kdy systém začaly používat naplno během 2 - 3 dnů. Samozřejmě, pokud onboardujeme větší týmy, řekněme 30 a více lidí, dává smysl systémem provést a vyškolit jednotlivé specializace samostatně. Proto máme připravena přizpůsobená školení pro accounty, pro realizační týmy a extra zaškolení pro účetní a extra pro management agentury. V systému totiž nepoužívají všichni všechno. Například kreativci se vůbec nemusí zaobírat tvorbou zakázek, rozpočtováním či vystavováním faktur. Pro ně je důležité dobře se orientovat v přidělených úkolech a najít velmi snadno a rychle všechny podklady pro jejich práci. Takže pro větší týmy může být onboarding záležitostí na zhruba dva týdny. Tím nemyslím čistý čas, ale dobu, za kterou se při své standardní práci vyškolí a začnou v praxi používat nový systém.

A jaké změny čekáte u vašich klientů v dlouhodobějším horizontu?

Začátkem dubna 2020 uveřejnila společnost Gartner průzkum, ve kterém uvádí, že téměř tři ze čtyř CFO plánují přesunout zhruba 5% zaměstnanců, kteří pracovali před koronavirem standardně v kanceláři, na plný home office.

Myslím, že u specializací, jako mají naši uživatelé, toto lze čekat možná i ve vyšším procentu. Takže nadále se bude zvyšovat potřeba pracovat efektivně, ať jste kdekoliv. Dále očekávám, že firmy, kterým se bude dařit, budou umět dobře zadávat práci svým lidem a dobře umět hlídat jejich efektivitu, protože personální náklady ve firmách z kategorie professional services, kam patří i marketingové a komunikační agentury, tvoří většinou nadpoloviční část všech nákladů. Na toto vše je náš systém Teamogy dobře připraven a pevně věřím, že bude pro naše klienty skutečným pomocníkem v náročnějších dobách, které nás čekají. Z naší strany se maximálně vynasnažíme, aby tomu tak bylo.

Text je součástí placené spolupráce s Teamogy by Ad-in-one